Clasificar portafolio, programa, proyecto y actividad de proyecto como Capital (CAPEX) y Operativo (OPEX)
Con el objetivo de auxiliar los gestores en la gestión financiera relacionada con portafolios, proyectos y programas, a partir de esta versión, será posible definir si los costos de un portafolio, programa, proyecto o actividad de proyecto serán clasificados como Capital (CAPEX) u Operativo (OPEX), a través de su configuración de datos. Una vez clasificado como Capital u Operativo, todos los costos relacionados con el portafolio, programa, proyecto o actividad de proyecto serán presentados en las consultas y reportes, de acuerdo con la opción elegida.
Vistas en la consulta de actividad
Para facilitar la agrupación de información en la consulta de actividad, se agregaron dos vistas:
▪Sintético – Exhibe la información básica como: indicadores, plazos y responsables.
▪Analítico – Exhibe la información más detallada, como: costos, ingresos y horas asignadas.
Presupuesto del portafolio, programa y proyecto
A partir de esta versión será posible definir un presupuesto para un portafolio, programa y proyecto. Con eso, el gestor podrá informar valores financieros de costos e ingresos, sin la necesidad de detallar cada registro. El presupuesto podrá ser de dos tipos:
•Simple – Presenta solo campos para informar los totales de costo e ingreso, sin necesidad de especificar los tipos o período;
•Detallado – Presenta una estructura donde se pueden agregar los valores de presupuesto para los tipos de costos e ingresos a lo largo de un período definido por el gestor.
Los totales de costo e ingreso presupuestado se podrán visualizar en la pestaña Total de la pantalla de datos del portafolio, programa y proyecto. Estos valores también estarán disponibles en la consulta de agenda financiera, consulta de proyecto, tercer cuadrante, reportes y análisis.
Selección de proyectos y programas basados en el presupuesto
A partir de esta versión, será posible realizar la selección de proyectos y programas basados en el presupuesto del portafolio. Esta selección se da en el escenario del portafolio. Después de finalizada la etapa de priorización de los objetivos, de los proyectos y programas, se presenta la etapa de análisis de presupuesto. En ese análisis, el sistema selecciona automáticamente los proyectos y programas con el mayor valor en relación con los objetivos y obedeciendo a la restricción de presupuesto del portafolio.
En la parte superior de la lista de selección de proyectos y programas, se presentan 3 gráficos:
▪Frontera eficiente – Exhibe una línea conteniendo las posibles soluciones para el escenario, destacando la solución elegida.
▪Objetivo x presupuesto – Exhibe el presupuesto distribuido para cada objetivo del portafolio de acuerdo con su valor priorizado.
▪Dispersión – Exhibe todos los proyectos del escenario en una vista de presupuesto y valor priorizado, destacando los seleccionados de aquellos no seleccionados.
En la pantalla de escenarios será posible también, comparar los escenarios. La comparación tiene el objetivo de permitir que el gestor tenga una vista más simple de los escenarios y de esta forma, tomar la decisión por el escenario ideal. Una vez elegido un escenario, los proyectos que han sido rechazados serán quitados del portafolio y el presupuesto del escenario aplicado al portafolio.
Ejecución de actividades en smartphone
A partir de esta versión será posible ejecutar actividades de proyectos en smartphones. Se podrán informar los resultados de la ejecución, adjuntar archivos a la actividad, llenar el checklist, iniciar y finalizar la actividad. De esa forma, se hace posible realizar los apuntes sobre la actividad al momento de su ejecución, sin la necesidad de anotar la información y posteriormente, actualizar el sistema.
