Drag'n'drop de arquivo eletrônico

Através da tela de cadastro de documento é permitido arrastar e soltar arquivos da máquina do usuário (Windows Explorer) para o sistema, afim de cadastrar novos documentos. Também é permitido arrastar e soltar arquivos para a tela de dados do documento, onde o sistema associa o arquivo no documento que está sendo alterado.

 

 

Treinamentos de documentos foi incorporado no SE Treinamento

Os treinamentos de documentos agora devem ser realizados através do componente SE Treinamento e não mais no SE Documento. Todos os menus de cadastro/planejamento e consulta de treinamentos foram retirados do componente SE Documento.

 

Como o componente SE Treinamento possui vários recursos a mais que a funcionalidade de treinamento do SE Documento e diversas melhorias necessárias para o treinamento de um documento já existiam no SE Treinamento, essa junção se tornou necessária.

 

 

Assinatura digital incorporada no PDF (Attached)

Agora a assinatura digital para o formato PDF é incorporada no próprio arquivo, fazendo com que ao retirar o arquivo do SE Suite o mesmo seja exportado com a assinatura.

 

 

Obrigar leitura de documentos

Foi criada uma configuração para obrigar a leitura do documento na liberação das seguintes pendências:

▪Consenso de revisão

▪Aprovação de revisão

▪Homologação de revisão

▪Conhecimento de publicação

O usuário pode marcar quais pendências ele deseja que obrigue a visualização do arquivo antes de liberá-la, com opção de multi-seleção. Se tiver marcado a pendência de consenso de revisão por exemplo, ao tentar liberar a pendência de consenso de revisão, o sistema não irá permitir caso o usuário não tenha visualizado o arquivo eletrônico do documento pendente.

 

Markup em arquivos PDF

O recurso de anotações/marcações existente para o SE Viewer de imagens e arquivos CAD foi incorporado de forma semelhante no viewer de PDF, portanto durante a revisão de um documento em PDF ou convertido para PDF, os usuários podem adicionar anotações e/ou marcações no arquivo sem alterar o arquivo original.

 

 

Alteração de documentos em lotes

Através da tela de cadastro de documentos, Documento Cadastro Documento (DC003) é possível selecionar vários documentos na listagem e alterar o valor dos atributos comuns entre os documentos selecionados. Ao alterar o valor e salvar, o valor é replicado para todos os documentos que estavam selecionados.

 

Configuração do arquivo Export.ini através de uma tela

As configurações de exportação de dados do documento para preenchimento das docvariables, que na versão 1.3 eram realizadas através do arquivo export.ini no servidor da aplicação, agora deve ser realizada através do menu Documento Configuração Documento Exportação de metadados (DC052) posteriormente associada a categoria dos documentos.

 

As docvariables padrões já vem configuradas no sistema:

 

 

Configuração para listar registros sem permissão na consulta e cadastro

A configuração "Permitir listar documentos que o usuário não possui permissão" agora foi dividida em duas configurações:

▪Permitir listar registros que o usuário não tem permissão na consulta

▪Permitir listar registros que o usuário não tem permissão no cadastro e gestão

 

Dessa forma o sistema pode listar os documentos que o usuário não possui permissão na tela de cadastro e não mostrar na tela de consulta ou vice-versa.

 

Nova situação para contratos encerrados

Quando a categoria é do tipo contrato, ao alterar a situação de um documento, além de permitir cancelá-lo, também será possível alterar a situação para contrato encerrado, dessa forma o documento não mostrará mais tarefas de documento com validade vencida e também não será necessário cancelá-lo quando o contrato for encerrado.

 

Obrigar assinatura digital durante processo de revisão

Agora será possível configurar a obrigatoriedade da assinatura digital de um documento em determinada atividade no fluxo de revisão. Se estiver marcado, o usuário não poderá liberar a pendência sem antes assinar o documento em questão.

 

Transferência de documento de categoria

Na versão 1.3 existia a restrição para permitir a alteração de um documento somente para uma outra categoria que tivesse as mesmas configurações de armazenamento. Na versão 2.0 o sistema permite escolher categorias com configurações diferentes e faz a transferência dos arquivos para o modo de arquivamento de destino. Por exemplo, se alterar a categoria de um documento que estava em uma categoria que guarda os arquivos no banco de dados para uma categoria que guarda os arquivos em diretório controlado, ao realizar a troca, o sistema realizará a cópia do arquivo do banco para o diretório correspondente.

 

Data de vigência futura

Para categorias com controle de revisão, agora é permitido informar uma data de revisão posterior à data atual, fazendo com que a revisão entre em vigor somente na data informada e envie as pendências e todos os e-mails de publicação, cópia impressa, treinamento somente nesta data.

 

Impressão em lote na consulta

Foi criado um botão na consulta de documentos para imprimir os documentos selecionados, onde é permitido selecionar vários documentos e é realizada a impressão dos documentos, semelhante a impressão dos documentos do protocolo de cópias.

 

 

Download na consulta de revisões

Foi criado um botão para download do arquivo eletrônico na consulta de revisões para que seja possível baixar para a máquina do usuário os arquivos eletrônicos de revisões obsoletas e/ou em andamento. Para realizar a operação é necessário ter acesso de salvar localmente.

 

Aprovação da indexação de documento através do SE Workflow

Agora é permitido configurar a aprovação da indexação do documento para que utilize um processo mapeado no SE Processo com automação de aprovação de documento.