Drag'n drop de archivo electrónico

A través de la pantalla de registro de documento es permitido arrastrar y soltar archivos de la máquina del usuario (Windows Explorer) para el sistema, con el objetivo de registrar nuevos documentos. También es permitido arrastrar y soltar archivos para la pantalla de datos del documento, donde el sistema asocia el archivo al documento que se está editando.

 

 

Firma digital incorporada al PDF (Attached)

Ahora la firma digital para el formato PDF es incorporada al propio archivo, posibilitando con que al sacar el archivo del SE Suite, él sea exportado con la firma.

 

 

Modificación de documentos en lotes

A través de la pantalla de registro de documentos, Documento Registro Documento (DC003) es posible seleccionar varios documentos en el listado y modificar el valor de los atributos comunes de los documentos seleccionados. Al modificar el valor y guardar, el valor es replicado a todos los documentos que estaban seleccionados.

 

Configuración del archivo Export.ini por medio de una pantalla

Las configuraciones de exportación de datos del documento para llenado de las docvariables, que en la versión 1.3 se realizaban a través del archivo export.ini en el servidor de la aplicación, ahora debe ser realizada a través del menú Documento Configuración Documento Exportación de metadatos (DC052) posteriormente asociada a la categoría de los documentos.

 

Las docvariables estándares ya vienen configuradas en el sistema:

▪DOC: Identificador del documento

▪TITLE: Título        

▪REV: Revisión        

▪DATEREV: Fecha de la revisión        

▪ELABORATOR: Elaborador

▪CONSENT: Consensador

▪APPROVER: Aprobador

 

 

Capacitaciones de documentos han sido incorporadas al SE Capacitación

Las capacitaciones de documentos ahora deben ser realizadas a través del componente SE Capacitación y no más en el SE Documento. Todos los menús de registro/planificación y consulta de capacitaciones, han sido quitados del componente SE Documento.

 

Como el componente SE Capacitación tiene varios recursos a más que la funcionalidad de capacitación del SE Documento y diversas mejoras necesarias para la capacitación de un documento ya existían en el SE Capacitación, esa junta de hizo necesaria.

 

 

Markup en archivos PDF

El recurso de anotaciones/marcaciones existente para el SE Viewer de imágenes y archivos CAD, ha sido incorporado de forma semejante en el Viewer del PDF, por lo tanto durante la revisión de un documento en PDF o convertido a PDF, los usuarios pueden agregar notas y/o marcaciones en el archivo, sin modificar el archivo original.

 

 

Obligar la lectura de documentos

Ha sido creada una configuración para obligar la lectura del documento en la liberación de las siguientes tareas pendientes:

▪Consenso de revisión

▪Aprobación de revisión

▪Homologación de revisión

▪Conocimiento de publicación

El usuario puede marcar cuáles tareas pendientes él desea obligar la visualización del archivo antes de liberarla, con la opción multiselección. Si está marcada la tarea pendiente de consenso de revisión, por ejemplo, al intentar liberar esta tarea, si el usuario no ha visualizado el archivo electrónico del documento pendiente, el sistema no lo permitirá.

 

Configuración para listar registros sin permiso en la consulta y registro

La configuración "Permitir listar documentos que el usuario no tiene permiso" ahora ha sido dividida en dos configuraciones:

▪Permitir listar registros que el usuario no tiene permiso en la consulta

▪Permitir listar registros que el usuario no tiene permiso en el registro y gestión

 

De esa forma, el sistema puede listar los documentos que el usuario no tiene permiso en la pantalla de registro y no mostrar la pantalla de consulta o viceversa.

 

Nueva situación para contractos finalizados

Cuando la categoría es del tipo contracto, al modificar la situación de un documento, además de permitir cancelarlo, también será posible modificar la situación para contracto finalizado. De esa forma, el documento no mostrará más tareas de documento con validez vencida y también no será necesario cancelarlo cuando el contracto sea finalizado.

 

Obligar firma digital durante el proceso de revisión

Ahora será posible configurar la obligatoriedad de la firma digital de un documento en determinada actividad en el flujo de revisión. Si esté marcado, el usuario no podrá liberar la tarea pendiente sin antes firmar el documento en cuestión.

 

Transferencia de documento de categoría

En la versión 1.3 existía la restricción para permitir la modificación de un documento solamente para una otra categoría que tuviera las mismas configuraciones de almacenamiento. En la versión 2.0 el sistema permite elegir categorías con configuraciones distintas y hace la transferencia de los archivos para el modo archivo de destino. Por ejemplo, si cambiar la categoría de un documento que estaba en una categoría que guarda los archivos en la base de datos para una categoría que guarda los archivos en directorio controlado, al realizar el cambio, el sistema realizará la copia del archivo de la base para el directorio correspondiente.

 

Fecha de vigencia futura

Para categorías con control de revisión, ahora es permitido informar una fecha de revisión mayor que la fecha actual, haciendo con que la revisión entre en vigor solamente en la fecha informada y envíe las tareas y todos los e-mails de publicación, copia impresa y capacitación, solamente en esta fecha.

 

Impresión en lote en la consulta

Ha sido creado un botón en la consulta de documentos para imprimir los documentos seleccionados, donde es permitido seleccionar varios documentos y es realizada la impresión de los documentos, semejante a la impresión de los documentos del protocolo de copias.

 

 

Descarga en la consulta de revisiones

Ha sido creado un botón para descarga del archivo electrónico en la consulta de revisiones para que se pueda descargar para la máquina del usuario todos los archivos electrónicos de revisiones obsoletas y/o en marcha. Para realizar la operación es necesario tener acceso de guardar localmente.

 

Aprobación de la indexación de documento a través del SE Workflow

Ahora es permitido configurar la aprobación de la indexación del documento para que se utilice un proceso mapeado en el SE Proceso con automatización de aprobación de documento.